Isnin, 24 Mac 2014

Kit Sang Setia Berusaha (Bahagian 1)

Assalammualaikum, Olla, Annyong, Hello, Bonjour and Guten Tag!

Untuk entry kali ini, den nak guno bahaso santai. Sonang sikit nak sampaikan maklumat. Hehehe.

Bila sebut pasal setiausaha, apa agaknya perkara pertama yang terlintas difikiran korang? For me, menjadi seorang setiausaha hanya akan menyusahkan dan menyerabutkan hidup. Prinsip 'I wanna live my life happily' yang aku tanam dalam diri sejak dari sekolah lagi menjauhkan aku dari perkara-perkara teknikal seperti menjadi seorang setiausaha untuk apa-apa persatuan atau program. [Kato nak guno bahaso santai tadi, tapi dah macam novel dah hah prolog nyo!] 

Tapi tu lah kan, langit tak selalunya cerah (eh? hahaha), takdir Tuhan tak siapa yang tahu. Aku ingat lagi, untuk program pertama aku dengan SCLC [Namely: Ceramah Secret Success of The Golden Region], terus kena jadi setiausaha. HAH! DANGGG! Nga ngo den dibueknyo. Maso kek sekolah dulu, memang tak ponah dapek bau-bau bacang pun untuk jadi setiousaho. Maklumlah, dulu-dulu kan kalau kat sekolah selalunya orang lantik S/U berdasarkan siapa yang empunya tulisan menawan qolbu [Den kek sekolah dulu memang kerawit je tulisannyo]. Tapi bilo dah kek universiti, mano ado main tulis-tulis dah. Semuo pakai komputo. Sah-sah lah tak payah ambil kira soal cantik ke tak tulisan kau. Yang penting, kau boleh buat surat dengan baik,uruskan sistem fail keluar masuk dengan cekap dan boleh marathon menulis (terutamanya kalau kau dapat pengarah/presiden/pengerusi/YDP yang cakap laju mengalahkan bullet train!).


Maka bermulalah episod menjadi seorang setiausaha sehinggalah selesai menjawat jawatan sebagai Penolong Setiausaha 2 Majlis Perwakilan Pelajar Sesi 2012/2013. Bak kata orang, benda yang kita tak suka tu lah yang kita akan dapat selalunya. Hahaha! Tanpa sedar, aku membesar di UiTM dengan menjadi seorang setiausaha persatuan/program sepanjang 3 tahun tempoh pengajianku. To be frank, I've learned A LOT on this administration thingy especially on salutations, how to make a short and compact letters, the structure for various types of letter and most importantly aku belajar banyak prosedur penting dalam menganjurkan sesebuah program.


Oh! That's me and Pen. Setiausaha 3 MPP UiTM Sesi 2012/2013, Cik Syuhada Tarmizi!
Oh kenangan lama menggamit kalbu =')
Big Family of Mine Consists of Many Diferent Portfolios!


Jadi, dalam entry kali ini, aku sebenarnya nak berkongsi dengan sesiapa yang sudi nak baca entry ni tentang perkara-perkara dasar yang WAJIB  korang tahu untuk menjadi seorang setiausaha persatuan/organisasi/program.

1. BUAT KERTAS KERJA

Secara dasarnya, kertas kerja selalunya pengarah program yang buat. Kertas kerja adalah satu usul yang dibuat untuk menyatakan matlamat/objektif serta perbelanjaan yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu program/penambahbaikan. Untuk organisasi yang lebih besar (contohnya: MPP/JPK,etc.) dan juga program-program yang besar, khidmat setiausaha untuk membuat atau mengedit kertas kerja adalah amat diperlukan. Format kertas kerja bergantung kepada sistem yang dipraktikkan di fakulti/universiti anda. TOLONG, TOLONG DAN TOLONG rujuk kepada Presiden/Pengarah/YDP /Ketua anda untuk format terbaru kertas kerja yang diterima di fakulti/universiti anda kerana ini akan memudahkan dan melancarkan urusan kelulusan program/usul anda! Kertas kerja juga ada pelbagai jenis. Paling kerap diperlukan adalah kertas kerja untuk program dan kertas kerja Jawatankuasa Eksekutif (untuk sebarang usul berbangkit di fakulti/universiti anda). Oh satu lagi! Jangan main kopi pasta sahaja kertas kerja program-program terdahulu terutamanya pada ayat-ayat pendahuluan kertas kerja. Nampak sangat korang maleh. So, orang yang nak luluskan program korang tu pun maleh nak menengok kertas kerja korang.

2. BUAT SURAT LE!


Surat yang perlu anda hasilkan juga bergantung kepada pelbagai keperluan. Bila keperluan dah berbeza, susunan ayat dan juga salutasinya pasti berbeza. Kebanyakan persatuan/organisasi pasti mempunya kepala suratnya sendiri (the letterhead). Nak guno kopalo sughek pun ado caghonyo. Bila dah ada kepala surat, korang tak perlu tulis nama dan alamat penghantar surat (macam dalam format karangan surat rasmi yang korang belajar kat sekolah dulu!). Mulakan dengan no.rujukan surat anda dan tarikh surat yang ditulis begini (contoh):

Rujukan kami    : SCLCUiTM-SSE/01/01 
Tarikh               : 24 Mac 2010

Cara menulis rujukan juga bergantung kepada sistem yang dipraktikkan organisasi anda. Sila rujuk ketua anda untuk maklumat lanjut atau lihat contoh-contoh surat terdahulu. Selepas menulis dua benda kat atas tu, terus tulis nama dan alamat penerima surat tersebut. Pastikan salutasi yang digunakan adalah tepat! Selepas tu takyah nak garis-garis kat bawah tu, terus sahaja kepada salutasi surat seperti YBhg Tan Sri/Dr.,/Prof./Tuan/Puan (pilih yang bersesuaian je tau).

Seperkara yang aku paling belajar ketika menjadi seorang setiausaha dalam organisasi adalah cara untuk menulis surat dengan pendek dan padat (short,sweet, &amp gittew). Cuba tengok contoh surat yang fakulti bagi kat korang atau sebarang surat rasmi daripada syarikat/pejabat kerajaan, ayat semua pendek-pendek je. Jadi, cuba kurangkan ayat sebanyak mungkin dengan cakap straight to the point terus. Toksah pusing sampai London dulu baru nak cakap naa~

Antara contoh surat yang crucial untuk buat satu-satu program:

1. Surat Jemputan
2. Surat Mohon Kebenaran Penajaan (in UiTM, we must have this before proceed with sponsorship. Surat ni hantor kat TNC HEP thru TD HEP korang, kalau selain kelab dalaman fakulti, hantar terus melalui penasihat kelab korang)
3. Surat Mohon Makluman Pertukaran Tarikh (kalau ada)
4. Surat Mohon Peruntukan Kewangan Tambahan (kalau ada)
5. Surat Mohon Penajaan (to be distributed together with an edited version of your paperwork + sponsorship appreciation)
6. Pelbagai Surat Permohonan Lain Yang Diperlukan (Fasiliti, Kenderaan, Pengecualian Kuliah, Kebenaran Ke Luar Negara, etc.)

Oh, lagi satu! Jika surat ada lebih dari satu muka surat, hanya muka surat pertama sahaja kepala surat digunakan. Untuk muka surat seterusnya, gunakan kertas kosong sahaja.

3. MINIT MESYUARAT


Contoh tulis minit mesyuarat. Abaikan isi dalam gambar tu. Hahaha~!
Ramai sebenarnya pandang enteng dengan kepentingan adanya minit mesyuarat untuk apa sahaja program atau perbincangan dalam organisasi yang korang buat. Minit mesyuarat sebenarnya merupakan catatan agenda-agenda penting termasuk keputusan dan cadangan yang dilontarkan ahli mesyuarat ketika mesyuarat diadakan. Minit mesyuarat akan digunakan sebagai bahan bukti kesahihan perkara yang diputuskan dan dibincangkan dalam mesyuarat untuk rujukan masa depan dalam menentukan sesuatu perkara yang berkaitan. Cara menulis minit mesyuarat juga berbeza-beza mengikut organisasi. Yang penting perlu ada tarikh dan tempat mesyuarat, masa mesyuarat bermula dan ditangguhkan, kehadiran ahli mesyuarat dan agenda yang dibincangkan (meliputi sebarang cadangan dan keputusan) serta tindakan siapa. Buatlah sesingkat dan sekemas yang mungkin untuk memudahkan pemahaman orang yang merujuk minit mesyuarat itu kelak.

Minit mesyuarat akan disahkan oleh pengerusi mesyuarat/pengarah program/presiden. Pastikan dihujung minit mesyuarat anda, disediakan ruangan untuk validasi minit mesyuarat tersebut dan ruangan untuk validasi daripada anda sendiri sebagai setiausaha!


BERSAMBUNG......Dalam entry seterusnya!

Tiada ulasan:

Catat Ulasan